A felhőtechnológia a legtöbb szervezet számára számos előnnyel jár: megnövekedett rugalmasság és skálázhatóság, csökkenő támogatási költség, az állásidő, a karbantartás, a frissítések és az elavulás „rejtett” költségeinek kiküszöbölése és a magasabb szintű kiberbiztonság.
Sok szervezet számára azonban az áttérés folyamata túlságosan ijesztőnek tűnhet ezekhez az előnyökhöz képest. „Ha nem romlott el, ne javítsd meg” – ez a kimondatlan törvény az informatika területén, és senki sem akar az lenni, aki a katasztrófát okozta, mert nem hallgatott a fenti aranyigazságra.
A Pinnacol Assurance egy munkásokat támogató kártérítési biztosítótársaság, amely mintegy 57 000 vállalkozást szolgál ki, és körülbelül 1 millió munkavállalót képvisel az Egyesült Államok Colorado államában.
A Pinnacol 2012-ben vezette be a Unit4 pénzügyi megoldását, és a Coda ügyfélnél telepített implementációját alkalmazta, hogy kezelje számviteli igényeit. Bár általánosságban kiváló megoldásnak tartották (mivel pontosan a saját specifikációik szerint lehetett kiépíteni), hamar rájöttek, hogy az on-prem bevezetésnek két jelentős hátránya van:
- A vállalat nem rendelkezett megfelelő belsős IT szakértelemmel a teljesítményproblémák megoldásához, ami azt jelentette, hogy nem volt módjuk a nem megfelelő üzemeltetés megoldására.
- A teljesítmény nem mindig volt olyan jó, mint amilyenre a Pinnacolnak szüksége lett volna. Például a besorolás alapú jelentések készítése 4 órát vett igénybe, ami valódi akadályt jelentett a szükséges pénzügyi adatok és riportok létrehozásában.
A megoldás a felhő lehet?
A Pinnacol elkezdte vizsgálni a felhőszolgáltatás lehetőségét a fent említett kihívások kezelésére, és 2016-ban a Unit4 Financials felhőalapú verziójára való átállás mellett döntött.
Ez azonnali előnyökkel járt – mivel a szervereket nem nekik kellett kezelni, azonnal csökkent az informatikai munkaterhelés, illetve az informatikai csapatokra való támaszkodás a támogatás és karbantartás terén is redukálódott. Emellett azt is tapasztalták, hogy működési költségeik sokkal átláthatóbbak lettek.
A magasabb szintű rendszerfolytonosság és a kockázatkezelés is előnyt jelent – különösen az olyan új kihívásokkal szemben bizonyított jól, mint a COVID.
A Pinnacol már jó ideje ösztönözte alkalmazottait a rendszeres távmunkára, hiszen szerintük így javul a munka és a magánélet egyensúlya és a magasabb termelékenység. A számvitel felhőalapú működése kulcsfontosságú része volt ennek a megközelítésnek. A COVID-válság bekövetkeztével a Unit4 rendszere olyan versenyelőnyhöz juttatta a vállalat, amely révén hosszú távon folytathatták az otthoni munkavégzést.
Meglepő módon, attól függetlenül, hogy a pandémia kitörésekor már átálltak a felhőre, további hatékonyságnövelés volt tapasztalható rendszereink használatában. Bár a könyvelők napi munkája könnyen teljes mértékben otthoni munkává vált, néhány kulcsfontosságú folyamatot, például a csekkek nyomtatását továbbra is egy külön gépen, az irodában kellett elvégezni. A Pinnacol azonban képes volt a felhőalapú megoldásunk funkcióit felhasználva ezt a feladatot is modernizálni, anélkül, hogy a biztonság sérült volna, így biztonságosabb munkamódszereket alakított ki az alkalmazottaik számára. Biztosítóként, amely a biztosítottak munkahelyi egészségére és biztonságára összpontosít, ez rendkívül fontos volt.
A COVID segített a Pinnacolnak rádöbbenni arra, hogy nem használják ki a Unit4 Financials teljes potenciálját, és a kialakult „új helyzet” arra késztette őket, hogy átgondolják, milyen további előnyökhöz juthatnak a rendszer használata révén. Jelenleg, a szállítók kifizetéséhez egy automatizált elszámolóházat (Automated Clearing House – ACH) hoztak részre a Financials segítségével, és a következő upgrade-et követően további funkciókat használnak majd, mint például a capability-by-company, azaz a befektetési alapok felhasználói hozzáférését korlátozzák, valamint az önkiszolgáló funkciók segítségével javítják az általános hozzáférés-kezelési folyamatokat.
Ez azt jelenti, hogy a Pinnacol a felhőbe való átköltözésnek köszönhetően nem veszélyezteti, inkább javítani tudja a biztonságot, ráadásul gördülékenyebb és hatékonyabb folyamatokat hoz létre.
A havi zárás egyes részeinek automatizálásának képessége további hatékonysági és innovációs lehetőségeket is kínál, amelyek egyszerűen nem lennének lehetségesek a helyszínen telepített rendszerek révén. Ezek az újdonságok már kizárólag a felhőalapú megoldás új funkcióinak continous release alapú megjelenésével érhetők el.
Ide kattintva elérheti a Pinnacol Insurance-szel készített esettanulmányunkat!
Hungarian 
English